首先感謝陳鳳山教授再度蒞校指導精實管理研習會。去年八月承蒙陳教授對本校一、二級主管做了一天的講習,深感內容精到,很有學習並推廣、落實價值,因而徵得陳教授首肯,協助在學校推動精實管理,一方面擴大講習範圍,一方面選擇總務處、秘書處為試行落實單位,近一年來已初見成效。本次一連三天研習目的是擴大到院系所基層單位,相信參與同仁必然收益良多,對校務推展多有助益。
精實管理的英文是 lean
management。Lean 有瘦身的意思,這可能是人人喜歡的。但lean常與mean(嚴厲)並列。國內一位知名度很高的企業家曾說,據他觀察,成功的企業家七成以上屬於比較嚴厲型。清華大學的傳統是不走嚴厲路線,但是嚴格要求大家把事情做好。美國開國元勳富蘭克林所著《窮理查年鑑》曾是美國殖民地時代僅次於《聖經》的暢銷書,其中有一句箴言「把事情做好,不是靠信心,而是靠沒信心,」要義是把事情做好要長存警惕之心。例如有工讀生在寄發通知時,可能是為省時間,把收信人的尊稱省略了,這由學校發出通知的疏失,承辦人員以及直屬上司當然有責任。又如每年要送行政院與立法院的預算書,在送到校長室前,各級主管必須逐字審閱推敲,到校長室後則由校長逐字審核,逐層謹慎以對,才能避免貽笑大方或造成不必要的困擾。
在學校工作容易因循舊習。目前做事的方法不見得是最好的方法,這在陳教授講習所舉的範例可清楚看出。學校各單位常感覺少一個人、少一層樓、少一百萬元。事實上,人多不一定好辦事。英國有一位學者Parkinson有一個以他為名的Parkinson’s
law (帕金森定律),他在政府服務時,發現「公部門只會膨脹,不會縮減。」他以大英帝國殖民部為例,人員逐年增加,直到帝國殖民地完全消失,殖民部併入外交部時,該部用人竟然達到最高點。人力如不有效運用,光是互相發公文,寫備忘錄,都可以忙得不可開交。大家在桃園國際機場出入境時,應注意到移民署官員檢核每一位旅客,大約花不到二十秒,而在一些東南亞國家,常須要幾分鐘,最離譜的是由幾位官員輪流慢步檢視旅客護照,效率差很多。
學校也常容易有本位主義,例如有許多主管反應,系所開大班課時,找大型教室碰到困難,另一方面,看全校大型教室使用率又不是很高。學校從去年起以協助裝修、負擔水電維護費等方法,取得許多大型教室管理權,問題馬上改善很多。唯有適度引入資源共享、增強效率觀念,學校人事、經費與空間才不會永遠捉襟見肘。
清華以擁有優秀的職技人員自豪,今年七月在教職人員退休茶會上,有一位在本校工作超過三十年的退休教授,盛讚職技人員的服務精神,很是感人,也具相當程度的代表性。今年本校慶祝百周年,籌辦百項以上活動慶祝,我個人光是在四月二十二到二十四日三天中,就參加了二十五項活動,整體感覺是各項活動在各單位同仁盡心盡力下,辦得盡善盡美。在校慶前常見行政大樓入晚燈火通明,許多同仁以辦喜事心情工作。另外,本校正在推行的清淨校園工作,也感謝同仁們熱心參與,同建green and
clean (綠色而清潔) 美好環境。同時我要特別表揚兩件人與事,一是教務處註冊組在許淑美組長領導下,對學生學業成績由百分計分法改採等級制,做了縝密的規劃與分析,得到全校師生的認同,迅速通過各級會議,報請教育部核定於九十九學年度正式施行,此項重大變革對本校以及台灣的高等教育,將會產生深遠的影響。另一是為宣導本校四大願景、目標、策略、行動方案,秘書處綜合業務組在李美蕙組長領導下,製作了精美方尖碑,造形、色調、功能都叫人眼睛一亮。當然校內也有許多其他令人激賞的事蹟,學校一定也會在適當場合加以表揚。
清華是世界頂尖大學,同仁應有一流表現。深盼精實管理研習會協助諸位增強知能,學以致用,與學校一起大步邁進。